重要書類の取扱いの重要性

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意外にできない書類管理

社内などでお客様情報が書かれている機密文書などが無造作にデスクの上に置いたまま席を離れている人などを見たことはないだろうか。最近のオフィスは、出入口のセキュリティが厳しくなっているので、社員の気の緩みなどで書類を出しっぱなしで離れてしまうこともあるのではいだろうか。そこまで自社は弛んでいないとおもった読者諸兄には、その書類には正しく機密指定のハンコが押されているのを再度確認してほしい。押してあるだろうか。機密文書の取扱いと処理は非常に重要な作業である。処理をしないまま、万が一に第三者の手に渡り、不正に使用された場合には社の信頼問題となる。公共プロジェクトを受注している会社であれば、入札停止もあり得る事態となる。ISO27001を取得する上でも、機密文書の取扱いのルール制定を求めている。機密文書を機密、社外秘、重要、普通に分け、保存期間を制定し、廃棄処理を確実に行うことが重要である。その上で、セキュリティ管理の社員を1チームに1名選任し、そのセキュリティ管理社員を中心に、チーム全体に機密文書の取扱いと処理を徹底することで、未然に事故を防ぐことができるようになる。セキュリティの強化は業績になんら寄与はしないので、できれば費用をかけたくないところではあろう。だが、一度事故または事件がおこれば、社の信頼と業績に多大な損害を与えることになる。常日頃、機密文書の処理について社内でしっかり議論し、ルールを徹底することが求められる。